Obwohl das Zertifikat Organisationen Türen zur Welt öffnen kann, halten viele von ihnen es immer noch für ein notwendiges Übel. Die Auswahl der Zertifizierungsunternehmen, die sie ausstellen, wird daher nicht nur durch ihre Finger, sondern auch durch ihr Portfolio gesehen. Sie sollten jedoch darauf achten, mit welchen Experten sie zusammenarbeiten.

Geschäftsführer des Unternehmens DQS Slovakia sro, weist Pavol Plevják darauf hin, dass ein gut definierter Zertifizierungsprozess nicht nur Probleme vermeiden, sondern auch Kosten senken und den internen Betrieb des Unternehmens effizienter gestalten kann. Dies ist jedoch nur möglich, wenn Organisationen sich bei der Auswahl von Auditoren und Zertifizierungsunternehmen die richtigen Fragen stellen und offen für Kooperationen sind.

Haben Organisationen immer noch Angst vor Audits?

Anders als in den 1990er Jahren ist der Zertifizierungsprozess für Managementsysteme heute eine relativ bekannte Realität. Als wir uns damals als erstes deutsches Zertifizierungsunternehmen mit Erstzertifizierungen befassten, war dies für unsere Mitarbeiter eine große Unbekannte. Niemand wusste, was von Audits und Wirtschaftsprüfern zu erwarten war. Heute müssen wir uns jedoch nicht mehr mit diesen Sorgen auseinandersetzen, sondern müssen nur versuchen, das Potenzial der Zertifizierung und Auditierung zum Wohle unserer Organisation und Entwicklung zu nutzen.

Treffen Sie auch jetzt einen Kunden mit Bedenken?

Ja, das sind Organisationen, die Angst haben, den Zertifizierungsprozess selbst nicht zu bestehen. In der Praxis bedeutet dies, dass das durchgeführte Audit und das anschließende Verfahren mit der Ausstellung des Zertifikats nicht beendet bzw. entzogen wird. Der zweite Aspekt, der sie am meisten beunruhigt, ist der Auditor selbst oder seine Veränderung, beispielsweise in einem neuen Zertifizierungsprozess.

Woher kommt diese Angst?

Es ist zunächst die Unsicherheit der Organisation über die korrekte Umsetzung ihrer Prozesse in Übereinstimmung mit dem Zertifizierungsgegenstand und den Anforderungen der Norm, für die sie zertifiziert ist oder zertifiziert werden soll. Durch eine gute Vorbereitung lässt sich dies jedoch abmildern. Auch hier gilt das alte Sprichwort: „Hard on the training ground, easy on the battlefield.“ Die Umsetzung einzelner Anforderungen durch Organisationen stellt sicher, dass sie ihr Bestes getan haben, um die Anforderungen der relevanten Norm zu erfüllen.

Was sollte das Unternehmen bei der Vorbereitung beachten?

Es ist vor allem eine gut geplante, durchgeführte und unabhängige interne Revision. Damit lässt sich gut beurteilen, ob die Anforderungen der jeweiligen Norm in der Praxis ausreichend umgesetzt wurden. Dies ist im Wesentlichen der Beginn des Zertifizierungsprozesses, in dessen Verlauf die Organisation bereits ein Zertifizierungsunternehmen ausgewählt haben muss.

Wie soll das Auswahlverfahren aussehen?

Die Organisation sollte die Expertise des Auditors überprüfen. Er muss für den Gegenstand der erforderlichen Zertifizierung qualifiziert sein, in dem sein Auftraggeber seine gewerbliche Tätigkeit ausübt. Es sollte auch auf die Akkreditierung des Zertifizierungsunternehmens selbst sowie auf das Service- und Kommunikationsniveau hinweisen, das es bietet. Zu guter Letzt möchte ich auch fragen, ob die Zertifizierungsgesellschaft Softwareunterstützung im gesamten Prozess anbietet oder wie digitalisiert sie ist. Es muss dem Auftraggeber von der Planung des Audits bis zur Durchführung rund um die Uhr zur Verfügung stehen. Selbstverständlich hat der Kunde 24 Stunden online Zugriff auf seine Dokumentationen wie Auditberichte, Aktionspläne und Zertifikate.

Wie steht es um den Ruf der Zertifizierungsgesellschaft?

Wie in jeder anderen Branche spielt auch hier der Name des internationalen Zertifizierungsunternehmens eine wichtige Rolle. Zum Beispiel, wenn die Organisation plant, über die Grenzen der Slowakei hinaus zu expandieren, die von der Verwaltung und öffentlichen Stellen geforderte Zertifizierung löst oder mit in der Slowakei tätigen ausländischen Unternehmen zusammenarbeiten möchte oder bereits zusammenarbeitet.

Sieht die Auswahl eines Wirtschaftsprüfers in der Praxis so aus?

Nicht. Unternehmen achten bei der Auswahl häufiger auf den Preis Dienstleistungen, was heutzutage natürlich logisch und durchaus nachvollziehbar ist. Sie vergessen jedoch, die Kompetenz des Zuhörers zu überprüfen. Insbesondere, ob er den Bereich kennt, in dem die Organisation ihre Geschäftstätigkeit ausübt, welche praktischen Erfahrungen er hat und nicht zuletzt seine professionelle Vorgehensweise. Die Hauptaufgaben des Auditors bestehen nicht nur darin, die Einhaltung der Anforderungen des zertifizierten Standards zu bestätigen, sondern auch die Prozesse der Organisation, ihren aktuellen Zustand und ihre strategische Ausrichtung zu verstehen. Gleichzeitig muss er das Potenzial seiner Entwicklung unter Berücksichtigung möglicher Risiken und deren Auswirkungen auf seinen Auftraggeber richtig einschätzen können.

Dürfen Unternehmen also vom Wirtschaftsprüfer mehr erwarten als eine Bestätigung der Compliance?

Seine Aufgabe ist es, dem Unternehmen neben dem Zertifikat selbst einen Mehrwert in Form von Feedback zur Weiterentwicklung und Verbesserung zu vermitteln. Dies kann Organisationen helfen, Verschwendungsquellen zu identifizieren, beispielsweise in Form von Doppelarbeit oder Überstunden. Die Zertifizierung hilft auch bei der Geschäftsentwicklung und dem Erreichen von Geschäftszielen.

Eine gute Zertifizierungsgesellschaft sollte also nicht nur „Papiere ausstellen“?

Es kann sicherlich mehr bieten als ein Zertifikat oder einmal im Jahr ein Audit. Die Welt verändert sich und mit ihr der Beitrag und die Rolle von Zertifizierungsdiensteanbietern. Das Zertifizierungsunternehmen muss seinen Zertifizierungspartner unterstützen, ihm in schwierigen Zeiten helfen und durch Audits die Organisation zu weiteren Verbesserungen, dem Erreichen strategischer Ziele und Kundenanforderungen bewegen.

Welche zusätzlichen Dienstleistungen sollten Organisationen noch vom Auditor verlangen?

Gängige Praxis ist beispielsweise die Unterstützung von Softwarelösungen für die Planung, Durchführung und Auswertung von Audits. Wichtig ist für die Organisation auch, Vorurteile gegenüber dem Audit abzubauen und sich nicht davor zu scheuen, das ganze Jahr über mit dem ausgewählten Zertifizierungsunternehmen zusammenzuarbeiten. Die Online-Welt macht dies heute möglich, beispielsweise in Form von verschiedenen Webinaren oder Schulungen, Newslettern und Internet-Support. Der Auftraggeber ermöglicht so der Zertifizierungsgesellschaft, ihn besser kennenzulernen und ihm zu helfen, seine Ziele auch außerhalb des Auditzeitraums zu erreichen.

Schließt diese Kommunikation auch Kritik ein?

Unbedingt. Unternehmen sollten sich nicht scheuen, der Zertifizierungsgesellschaft ihre Meinung zur Zusammenarbeit mit ihr und ihren Auditoren mitzuteilen. Es besteht die Notwendigkeit, sowohl positive als auch negative Erfahrungen, Sorgen oder Risiken zu teilen. Jedes Feedback des Zertifizierungspartners sollte jedoch objektiv bewertet werden, da es dem Zertifizierungsunternehmen eine Chance zum Wachstum bietet. Nicht zuletzt sollte es für die Organisation kein Problem sein, in bestimmten Bereichen eine Änderung zu verlangen, beispielsweise einen begründeten Wechsel des Auditors, eine Änderung der Vorgehensweise etc.

Entscheidet die Einstellung der Organisation zur Idee der Zertifizierung auch über den Erfolg des Prozesses?

Trotz Fortschritten gibt es immer noch wenige Organisationen, die sich willkürlich für die Zertifizierung eines der Managementsysteme entscheiden. Und sie sehen darin kein notwendiges Übel, das Kunden von ihnen verlangen. Die Zertifizierung und der Auditor sollten nicht länger der Schrecken dieser Ära sein, sondern eine Unterstützung, die Organisationen vorantreibt. Daher spielt es keine Rolle, ob sie den Zertifizierungsprozess aufgrund von Kunden oder aufgrund einer internen Entscheidung begonnen haben, beispielsweise um ihre Situation zu verbessern oder ihre Prozesse oder ihre Risiken zu steuern. Sie sollten sich immer in erster Linie auf die Vorteile konzentrieren, die es ihnen bringt.

Zum Beispiel?

Nur wenige Kunden erkennen, dass eine Zertifizierung einen Wettbewerbsvorteil bedeuten kann. Es öffnet eine imaginäre Tür zu einer bestimmten Branche, einem bestimmten Kunden oder einem öffentlichen Auftrag. Es kann Organisationen auch beim Eintritt in neue Märkte oder bei der Bewerbung für neue Projekte oder Herausforderungen helfen. Dies wird nicht nur Ihren Ruf verbessern, sondern auch Ihr Engagement für nachhaltige Betriebsabläufe und Unternehmenskultur demonstrieren.

Sie haben auch die Begrenzung der Überstunden erwähnt…

Wenn die Abläufe der Organisation richtig und effizient definiert sind, wird sich das Ergebnis in einer besseren, flexibleren, aber auch profitableren Ausführung der internen Prozesse oder in deren Gesamtsteuerung bemerkbar machen. Gleichzeitig wird die Kultur der Organisation und deren Wahrnehmung durch die Mitarbeiter optimiert und gestärkt.

Beinhaltet dieser Begriff auch das heute so oft diskutierte Thema Nachhaltigkeit?

Ich möchte Sie daran erinnern, dass Zertifizierungsunternehmen nicht nur dazu da sind, Zertifikate auszustellen, sondern das Bewusstsein für nachhaltige Entwicklung und die Verbesserung der Lebensqualität in allen Aspekten und Bereichen zu schärfen. Sie müssen daher im Rahmen ihrer Arbeit die Grundsätze der Nachhaltigkeit in den auditierten Organisationen respektieren und diese bei der nachhaltigen Entwicklung unterstützen.

Pavol Plevjak

Direktor und Manager der internationalen Zertifizierungsgesellschaft DQS Slovakia, sro, die eine Tochtergesellschaft der DQS Holding GmbH ist. Gleichzeitig ist er externer Zertifizierungsauditor für die Standards ISO 9001 und IATF 16949. Qualitätssysteme. Dadurch konnte er besser verstehen, warum es nicht „nur“ um Anforderungen geht, sondern auch um eine Philosophie der Reflexion gegenüber dem Kunden. Seit seinem Universitätsabschluss widmet er sich voll und ganz der Automobilindustrie und sammelte Erfahrungen in Positionen wie Qualitätsbeauftragter, Trainingsdurchführung und Beratung, verantwortlich für die Entwicklung bis hin zur Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen.